○京都府市町村職員退職手当組合文書整理保存規程
平成8年12月25日
京都府市町村職員退職手当組合訓令第3号
京都府市町村職員退職手当組合文書整理保存規程をここに公布する。
京都府市町村職員退職手当組合文書整理保存規程
(目的)
第1条 この規程は、組合で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 完結文書は法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は暦年別に編集すること。
(2) 1冊の厚さが10センチメートルをこえるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮をはらうこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。
(種別及び保存年度)
第3条 文書は、その重要度に応じて保存年限を次の4種とする。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 1年
2 文書の種目は別表のとおりとする。
(廃棄)
第5条 保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第2条、第3条関係)
第1種 永久保存
1 組合規約制定変更に関する重要なもの
2 組合議会に関する書類中特に重要なもの
3 例規の原本及び原議書
4 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要なもの
5 進退、賞罰、身分等の人事に関する重要なもの
6 褒賞に関するもの
7 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
8 事務引継書その他これに準ずる重要なもの
9 決算書その他歳入歳出に関する帳簿
10 各種台帳で特に重要なもの
11 基本財産積立金に関する重要なもの
12 財産の取得、管理、処分等に関する特に重要なもの
13 認可、許可又は契約に関する特に重要なもの
14 前各号のほか、永久保存を必要とするもの
第2種 10年保存
1 備品の出納に関する重要なもの
2 予算決算及び出納に関する重要なもの
3 物品等に関するる契約で重要なもの
4 進退、賞罰、身分等の人事に関するもので永久保存の必要のないもの
5 調査、統計、報告、証明等で永久保存の必要のないもの
6 原簿、台帳で重要なもの
7 財産の取得、管理、処分等に関する重要なもの
8 前各号のほか、10年保存の必要のあるもの
第3種 5年保存
1 消耗品及び材料に関する重要なもの
2 調査、統計、報告、証明等に関するもの
3 給与に関するもの
4 重要文書の受発に関するもの
5 予算決算及び出納に関するもの
6 予算の令達及び執行に関するもの
7 照会、回答その他往復文書に関する重要なもの
8 職員の勤務に関する願、届書綴
9 前各号のほか、5年保存の必要のあるもの
第4種 1年保存
1 一時の処分に属する文書報告綴
2 前号のほか、1年保存の必要のあるもの
