(目的)

第1条　この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号。以下「ガイドライン」という。)に基づき、京都府市町村職員退職手当組合(以下「組合」という。)が行う個人番号関係事務において特定個人情報の適正な取扱いを確保するため、安全管理措置等について必要な事項を定める。

(定義)

第2条　この規程において用いる用語の意義は、番号法及びガイドラインに定めるところによるほか、次のとおりとする。

(事務の範囲)

第3条　組合が行う個人番号関係事務は、番号法に基づき、職員等、外部有識者等、扶養親族、組合市町村の職員その他の個人(以下「特定個人情報提供者」という。)から特定個人情報の提供を受け、当該特定個人情報が記載された法定調書等を作成し、他の個人番号利用事務等実施者に提出する事務とする。

(特定個人情報の範囲)

第4条　組合が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報の範囲は、特定個人情報提供者に係る個人番号関係事務に関して取得した個人番号及び個人番号と共に管理される氏名、続柄、性別、生年月日、住所、電話番号、Eメールアドレス等とする。

(組織体制)

第5条　特定個人情報の適正な取扱い及び円滑な運用・管理を図るため、事務取扱責任者を置く。

(事務取扱責任者等の監督)

第6条　事務局長は、特定個人情報がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱責任者等に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

(研修)

第7条　事務局長は、事務取扱責任者等にこの規程を理解し、遵守させるための研修を実施しなければならない。

(特定個人情報の収集)

第8条　事務取扱担当者は、第3条に規定する事務を処理するために必要があるときは、利用目的をあらかじめ明示した上で、個人番号の提供を求めるものとする。

(特定個人情報の利用)

第9条　特定個人情報の利用は、事務において必要最小限の範囲で行うものとし、事務取扱責任者は、そのために必要な措置を講じなければならない。

(特定個人情報の管理・保存)

第10条　特定個人情報は、文書で管理するものとし、電子媒体で管理してはならない。

(特定個人情報の提供)

第11条　組合は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報提供者の同意の有無に関わらず、特定個人情報を組合以外の者に提供することはできない。

(特定個人情報の廃棄)

第12条　事務取扱責任者等は、特定個人情報が記録された文書について保存期間が経過した場合は、当該期間を経過した日の属する年度の末日までに裁断する等の方法により廃棄しなければならない。

(特定個人情報の取扱状況の記録)

第13条　事務取扱責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報ファイルの利用、保管、持ち出し、削除及び廃棄等の状況を記録しなければならない。

(取扱区域)

第14条　事務取扱責任者は、情報漏えい等を防止するため、特定個人情報を取り扱う事務を行う区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(事案の報告及び対応)

第15条　情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った事務取扱担当者その他の職員等は、速やかに当該特定個人情報を管理する事務取扱責任者に報告しなければならない。

(取扱状況の確認)

第16条　事務局長は、1年に1回以上、特定個人情報の取扱状況について確認を行わなければならない。

(業務の委託等)

第17条　事務取扱責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務の全部又は一部を委託をする場合には、委託を受ける者において、組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることについて、あらかじめ確認するものとする。